保育の事務的な手紙・おたよりを5分で書く方法




保育所・幼稚園の、園だより、クラスだよりは、書くのにとても時間がかかりますよね。

でも、同じ保育のおたよりでも、事務的なものはパソコンを使ってあっという間に書くことができます。

事務的なおたよりを書くことが多い人は、この方法で時間を節約しましょう。

事務的なおたよりを書く機会がない人も、書かないといけなくなったときのために、この記事に目を通しておいてくださいね。

慣れていないと、時候のあいさつだけでも大変ですよ。

 

保育の事務的なおたよりはこう書く

事務的なおたよりで一番大事なのは、内容を分かりやすく伝えることです。

次の4点を押さえておけば、分かりやすいものを短時間で書くことができます。

・基本はコピペ
・時候のあいさつ
・大事なことは箇条書き
・可愛さを求めない

では、1つずつ説明しますね。

 

事務的なおたよりの基本はコピペ

事務的なおたよりは、昨年のおたより、役所からきたおたよりを、コピー貼り付けしてしまいましょう。

そうすると間違う心配がありません。

むしろコピー貼り付けをしたほうが正確です。

おたよりを出す必要のある行事などは、打ち合わせの段階で、昨年のおたよりを持って打ち合わせをしましょう。

昨年の反省をチェックし、変更点を書き込みます。

あとは今年のおたよりに写すだけです。

こうすると、実際におたよりを書く時間は5分もいらないくらいです。

 

時候のあいさつはこう書く

おたよりの最初に書く、時候のあいさつは難しいですよね。

本やネットでの検索で調べる時間ももったいないです。

時候のあいさつを知らなくても、書けてしまう方法を覚えておきましょう。

 

ワードを利用する

ワードの画面の左上に、「挿入」があります。

「挿入」をクリックすると、右上の方に「あいさつ文」が出てくるのでクリックします。

そうすると、時候のあいさつが出てきます。

適当に選んで、園長、所長にチェックしてもらったときに直せばOKです。

 

時候のあいさつが堅苦しいなら、適当に変えましょう。

漢字を見れば、なんとなくの意味は分かるはずです。

「新緑の候」→「緑のまぶしい季節となりました」

「薫風の候」→「さわやかな風が心地よいこの頃です」

「保護者の皆様には、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」→「みなさん、いかがお過ごしでしょうか」

みたいな感じに直しましょう。

 

昨年のおたよりや役所から来た文書を写す

配布する日付が同じ頃であれば、今までの文書に書いてあるあいさつを写せば間違いないです。

特に、役所から来た文書は正確なはずなので、書き方を参考にしましょう。

時候のあいさつは、無理して覚えなくても良いので、調べ方を覚えておきましょう。

 

大事なことは箇条書きにする

おたよりを書くとき、基本は、昨年のおたよりを写します。

でも、読みにくいなと思ったところは直しましょう。

とくに、大事なことは文に埋もれてしまわないよう、箇条書きにします。

箇条書きにしてあると、後日読み直したときに、どこを見れば良いかもすぐに分かります。

 

次の2つを比べたときに、箇条書きにしてある方がすっきり見えるはずです。

保育の事務的なおたよりを書くときには、内容を分かりやすく伝えることが一番大事です。そのために大事なのは、次の4つのポイントに気を付けることです。そうすると、分かりやすいおたよりを、短い時間で書くことができます。4つのポイントとは、コピーと貼り付けを使うこと、時候のあいさつの書き方、大事なことは箇条書きにすること、可愛さを求めないこと、です。

事務的なおたよりで一番大事なのは、内容を分かりやすく伝えることです。

次の4点を押さえておけば、分かりやすいものを短時間で書くことができます。

・基本はコピペ
・時候のあいさつ
・大事なことは箇条書き
・可愛さを求めない

 

いきなり箇条書きを始めるのは不自然です。

次のような文を書いてから、箇条書きを始めましょう。

・以下のことをご確認いただきますようお願いいたします。

・次の3点にご注意ください。

・当日までに準備して頂くものはこちらです。

 

可愛さを求めない

事務的なおたよりにイラストはいりません。

保護者向けの行事のおたよりであれば、イラストをつけたいところですよね。

でも、イラストを探す、描き写す、パソコンで貼り付けるなど、意外と時間がかかります。

イラストを探す時間だけでおたよりが完成しますよ。

どうしてもつけたい人は、次の記事もご覧ください。

保育のおたよりを「イラスト+ライン・フレーム」で簡単にすませるアイディア

 

まとめ

保育でも事務的なおたよりを出すことはあります。

そのときに必要なのは、内容を分かりやすく伝えることです。

・基本はコピペ
・時候のあいさつ
・大事なことは箇条書き
・可愛さを求めない

この4点に気を付けて、分かりやすいおたよりを、5分どころか2~3分で書いてしまいましょう。

 

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ABOUTこの記事をかいた人

管理人のUCHI(うち)といいます。 公立幼稚園、幼保園、大学の附属で働いていた元幼稚園教諭。 現在、島根保育塾代表。仕事を効率化するだけなら簡単です。しかし、保育の質を落とさず(むしろ上げながら)効率化することは、現場を経験した人間でないと、なかなか上手くできません。「保育の質を上げる」「労働時間の短縮」これを両立させるための記事を書いていきます。あなたの園に合わせた方法を知りたい人は、お問い合わせくださいね。