・周りの人はエクセルの表を使ってるけど、自分だけ手書き。
・表の数式が消えてて、計算してくれない。
・エクセルの表を一応は使ってるけど、念のために自分でも計算してる。
こんな人はいませんか？
この記事では、エクセルの数式を入力して、学級費の会計簿を作る方法を紹介しています。
理解するだけなら３分もいらないくらいです。
「でも、ちょっと難しくてムリ」という人は、途中を全部読み飛ばして、この記事の最後の方にある、「数式なんて使わなくてもすむ方法」だけでも見てください。
電卓の数字を打ち間違えたときの、計算し直す手間がなくなりますよ。
「3分で分かる」エクセルで数式を入力して合計を計算させる方法
エクセルでは、表の一つ一つの四角くなったところを、「セル」と言います。
この記事でも、これ以降は「セル」という名前を使って説明しますね。
まずは、分かりやすいように、文字を入れたものを見てください。
この表では、D列に収入が書いてあります。D列の3行目から、8行目までを足したものを、D列の9行目、黄色いセルに表示させましょう。
①画面の左上の方にある、「ｆｘ」という文字をクリックします。すると、次のようなウインドウが開きます。
②「SUM」と書かれたところを選んで、OKボタンを押します。すると、次のようなウインドウが開きます。
③「数値1」のところに、「D3:D8」と入力し、ＯＫボタンを押します。
表を見てみると、D列9行目には、自動的に「17,867」と入力されています。
これは、D3からD8のセルに書いてある数字を合計したものです。
「ｆｘ」の右には、いつの間にか「＝SUM(D3:D8）」と書かれています。
「ｆｘ」のボタンを使わなくても、D9のセルに直接「＝SUM(D3:D8）」と入力しても、計算してくれるようになります。
次に、E9のセルに、支出の合計を表示させます。
先ほど、D9のセルに、収入の合計を表示させたときと同じ方法が使えます。
- 画面の左上の方にある、「ｆｘ」という文字をクリック
- 新しく開かれたウインドウの「SUM」と書かれたところを選んで、OKボタンを押す
- 新しく開かれたウインドウの「数値1」のところに、「E3:E8」と入力し、ＯＫボタンを押す
これで完成です。
もしくは、E9のセルに直接「＝SUM(E3:E8）」と入力しても、E3からE8の合計を計算してくれるようになります。
「ｆｘ」も使わず、直接入力もしない、さらに簡単な方法もあります。
D9のセルをコピーして、E9に貼り付ければOKです。
「D9の計算と同じルールで計算する」ということを、コピー貼り付けしていることになります。
D9のセルをコピー貼り付けすると、実際は、E9のセルには「＝SUM(E3:E8）」と入力されています。
自動でDをEに変えてくれてるんです。
もし、エクセルの表に入力してある数式を消してしまったときや、数式が消えている表を受け継いだときは、コピー貼り付けで復活させましょう。
【初心者向け】パソコン作業中に間違って消したもの復活させる方法
もう少し違うパターンの表を作る方法
先ほどまでの説明で、合計の数式を入力する方法は理解できたかもしれません。
でも、実際に使っていると、迷う場面も出てきます。
エクセルの表を実際に使うときに、さらに必要となってくることを説明しますね。
行を挿入した場合
学級費の会計をしていると、行を増やしたい場合があります。
先ほどの表を3行増やしてみました。
行は増えましたが、「ｆｘ」のところは、「＝SUM(D3:D8）」のままです。
この場合、11行目まで計算してほしいので、「8」を消して「11」に変えましょう。
E列も同じように、「8」を変えて「11」にするか、「＝SUM(D3:D11）」になったD12のセルをコピー貼り付けしましょう。
残高も表示させたい場合
残高を表示させたい場合、列を１つ増やします。
「ｆｘ」の右の式を見てください。
「＝SUM（F7＋D8-E8）」と入力されています。
エクセルの「SUM」を使うと、実際の足し算、引き算と同じ式で計算してくれるんです。
この画像の場合、「F８の残高」は、「F７の残高（11,187円）」に「D8の収入（0円）」を足して、「E8の支出（560円）」を引いたものです。
F4に「＝SUM（F3＋D4-E4）」と入力したら、あとはコピー貼り付けをすると、F5以下はエクセルが自動で数字を変えてくれます。
この画像の場合、12行目の収入と支出は合計なので、F12の残高だけは違う式、「＝SUM（D12-E12）」としないと、おかしなことになります。
数式なんて使わなくてもすむ方法
学級費の計算くらいなら、数式を使わなくても計算してくれる方法があります。
計算してほしい範囲を選択すると、エクセルの画面の下に合計した数字が出てきます。
この画像の場合は、E列の支出のところに書いてある6つの数字を選択しています。
電卓で計算すると、入力間違いをする可能性がありますよね。
エクセルだと、全部表示されているので、仮に間違って入力しても、どこが違っているか、すぐに分かります。
ものすごく詳しいものが見てみたい、自分で表を作らずに手に入れたい方は、「教務事務の軽減」というサイトをご覧ください。
でも、ものすごく詳しいので、使い方を読むための時間が必要です。
簡単な表がほしいのであれば、エクセルが苦手な人だとしても、作った方が速いかもしれません。
まとめ
収入や支出の合計を計算するくらいであれば、エクセルの表は簡単に作ることができます。
- 画面の左上の方にある、「ｆｘ」という文字をクリック
- 新しく開かれたウインドウの「SUM」と書かれたところを選んで、OKボタンを押す
- 新しく開かれたウインドウの「数値1」のところに、計算してほしい部分を入力し、ＯＫボタンを押す
これで完成です。
もしくは、合計の数字を表示させたいセルに、直接「＝SUM(E3:E8）」と入力しても、E3からE8の合計を計算してくれるようになります。
あとは、同じように計算してほしいところに、コピーペーストするだけです。
これで、電卓で何度も計算し直さなくてもすみます。
学級費の計算は、数字を入力するだけで終わりにしてしまいましょう。
パソコンを使うと、他にも短縮できることはあります。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
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